Consejos para trabajar desde casa sin perder productividad

Trabajar desde casa es algo muy habitual entre quienes se han lanzado al mercado online creando su propio proyecto o participan en esta realidad prestando sus servicios de forma digital.

Sin embargo, debido a la actual crisis del COVID-19, es una rutina nueva para muchas personas y está suponiendo todo un reto enfrentarse a ella.

Para quienes no sabían ni de la existencia del teletrabajo, la situación está afectando de manera considerable a sus niveles de productividad y concentración.

Y por ello, ya que en La ESCUELA somos expertos en negocios online y sabemos qué significa trabajar en remoto sin perder eficacia, hemos decidido lanzar este post con tips y herramientas que podrán ayudar a todas esas personas que han visto alteradas sus rutinas.

Estos consejos y aplicaciones de las que vamos a hablar son útiles para todos los equipos que trabajen en remoto sin necesidad de estar en situación de crisis.

Nosotros mismos los seguimos y muchos de nuestros alumnos que ya tienen sus propios equipos en remoto también.

Lo que te quiero decir es que el teletrabajo o trabajar desde casa hoy día puede ser una opción tan válida como otra cualquiera.

Y que gracias a las nuevas tecnologías y el nuevo paradigma laboral es posible.

Por otro lado, sabemos que crear un equipo en remoto desde cero tampoco es tarea fácil. Por eso también hemos querido añadir un apartado con recomendaciones para todos aquellos que se estén planteando dar este paso.

A raíz de esta crisis es probable que muchos negocios offline estén pensando en dar el salto a internet, y una de las necesidades que tendrán que afrontar es formar un equipo. 

De igual forma los emprendedores que han creado o están creando un negocio online, pronto van a precisar de un equipo para crecer. 

Así que esperamos que estos consejos que vamos a dar a continuación sean de gran utilidad para todos ellos.

Y que sea como sea trabajar desde casa sea sinónimo de productividad y resultados.

¡Empezamos!

5 hábitos que te ayudarán a trabajar desde casa y ser efectivo

La efectividad es uno de los principales objetivos a alcanzar ya sea que trabajes en remoto o de forma presencial.

De hecho, en muchas ocasiones el hacerlo en una oficina donde te exigen presencialidad no garantiza que se vaya a lograr.

Cada vez son más las empresas que trabajan por objetivos y para conseguir resultados. Un modelo que se ajusta más a las necesidades de crecimiento del negocio y en el que cabe la implantación del teletrabajo.

Nosotros, aunque tenemos oficina en Andorra, también contamos con parte del equipo que está trabajando en remoto. Y hasta la fecha la experiencia ha sido más que satisfactoria.

Estos son algunos de los hábitos nos ayudan a conseguirlo:

• Tener un horario de trabajo establecido. 

Cuando se decide trabajar desde casa es importante fijarse una rutina. Y, aunque te permitas cierta flexibilidad, lo ideal es ser rigurosos con ella.

De este modo no te costará esfuerzo alguno levantarte por las mañanas, entrar en estado de concentración o rendir lo máximo posible.

• Asumir ciertas reglas laborales. 

Hay hábitos que no ayudan nada a tener la mente en estado de trabajo, como por ejemplo estar en pijama o hacer tareas del hogar y cocinar mientras atiendes asuntos laborales.

La actitud que tengas ante el trabajo va a influir en gran medida en la energía con la que te enfrentes a él, tu capacidad de resolver problemas, cumplir tus plazos… Y en definitiva, de nuevo a la concentración y productividad.

Como podrás imaginar trabajar en pijama te baja mucho esa energía. Porque lo que tu cabeza asocia con el pijama es dormir, no trabajar.

Y si además haces tareas de casa a la vez que trabajas, tu mente se dispersará y no podrás ser todo lo efectivo que podrías.

Igualmente es imprescindible contar con ciertos recursos para el trabajo en remoto como una cámara y un micrófono de calidad o una buena conexión de Internet.

• Habilitar un espacio solo para trabajar.

Si es posible que esté aislado y lejos de las zonas de descanso. Lo ideal es que sea amplio y entre luz natural. Además de que cuentes con una mesa que te permita estirar las piernas, una silla cómoda y un equipo de trabajo completo.

Cuando entres en esta habitación será para trabajar. Igual que haces cuando vas a una oficina.

• Respetar los tiempos de descanso.

Es aconsejable hacer mini paradas cada dos horas para activar el cuerpo, así como respetar la hora de las comidas y de salida.

De lo contrario, cada vez te costará más entrar en estado de concentración.

El hecho de trabajar más horas no te asegura más resultados. La productividad de las personas tienen unos límites y si no se regenera a lo largo del día puede descender bruscamente.

• Utilizar herramientas de gestión, productividad y comunicación. 

Sobre este tema vamos a hablar en el siguiente apartado. 

Las nuevas tecnologías han hecho mucho más fácil que podamos trabajar desde casa y a la vez no perdemos eficacia. 

La verdad es que hay una amplia oferta en el mercado sobre herramientas de gestión, productividad y comunicación, pero a continuación te voy a mostrar las que usamos en La ESCUELA.

Hemos probado varias, pero este es nuestro listado actual.

Herramientas para facilitar el teletrabajo

Pasemos a ver ese listado de aplicaciones que te acabo de comentar. 

Como verás, todas ellas están enfocadas al crecimiento del equipo de trabajo en remoto y nos ayudan a estar más coordinados, estar informados de lo que ocurre en las diferentes áreas y saber del estado de cada proyecto o tarea.

• Notion.

Esta herramienta tiene versión de escritorio y versión web. Y puedes usarlo tanto en ordenador (Mac y Windows) como en móvil (iOS y Android). 

Sirve básicamente para todo. En ella puedes crear calendarios de trabajo, checklist de tareas, tomar notas de reuniones, redactar borradores de emails o post, guardar enlaces, crear tablas, galerías, montar un tablero estilo Trello…

Se puede decir que incluye un amplio abanico de funcionalidades de otras herramientas.

Con lo que en una sola tendrías las soluciones que necesitas. Y es mucho más fácil de gestionar.

• Zoom.

Sirve para realizar videoconferencias o reuniones online con el equipo. Algo que es recomendable al menos hacer una vez por semana.

Nosotros así lo hacemos. De este modo resolvemos dudas que vayan surgiendo durante la semana y nos ponemos al día de los temas pendientes para trabajar en una misma dirección.

Aquí te dejo una foto de una de las últimas en las que estuvimos casi todo el equipo.

• Slack.

Esta plataforma te permite mantener el contacto con tu equipo y a la vez disminuir el uso del correo electrónico.

Puedes hablar de forma individual con quien desees y además crear canales temáticos para abordar temas concretos e informar a todas las personas involucradas al mismo tiempo.

Tiene otras funcionalidades como compartir archivos, realizar llamadas o integrar otras apps de utilidad.

• Dropbox.

Sirve para almacenar archivos en la nube. Es de gran utilidad para compartir documentación pesada dentro de un negocio.

• Google Drive.

Tiene la misma utilidad que la anterior, pero la ventaja de que incluye una suite de aplicaciones entre las que se incluyen Google Docs, Google Sheets y Google Slides.

Con ellas puedes crear y editar documentos a la vez que otra persona del equipo lo está viendo o añadir temas al mismo tiempo que otro compañero.

• Trello.

Es una herramienta de gestión muy sencilla de utilizar y que nos ayuda a gestionar proyectos y organizar todas sus tareas.

Permite asignar responsables a cada una de ellas, establecer plazos de entrega, notificar a los usuarios, enviar mensajes y dividir la tarea en tantos ítem como sea necesario.

Esto último se puede convertir en un checklist que puedes ir tachando conforme vas completando pasos.

Cada proyecto consta de un tablero en el que puedes ver qué acciones están en fase inicial, cuáles se están desarrollando y cuáles se han terminado.

• Teams de Microsoft.

Esta es de las últimas que hemos empezado a usar. Es muy completa, de hecho ha sustituido a algunas de las que usábamos antes y he mencionado aquí.

Contiene funcionalidades como chats, canales temáticos, calendario, llamadas y un repositorio de los archivos que se comparten.

A su vez se puede integrar con otras aplicaciones que permiten aumentar la potencialidad de la misma. Por ejemplo, planner (una de la que ya estamos usando), onenote, wiki…

Lo más aconsejable es que comiences a utilizar herramientas como esta última que integra diferentes funcionalidades en una sola.

Así la gestión será más efectiva y evitarás pérdidas de información o mensajes que se olvidan en otros canales.

Menos, es más.

Cómo formar un equipo de trabajo en remoto

Como te dije al inicio de este post, crear un equipo en remoto desde cero tampoco es tarea fácil.

Para los integrantes del equipo adoptar hábitos como los que hemos descrito antes es imprescindible.

Pero para quien esté montando un negocio online, ya lo tenga o vaya a dar el salto a internet, tener claras ciertas reglas le facilitará armar un equipo de trabajo en remoto y seguir creciendo con ellos de forma exponencial.

¿Qué reglas son esas? Básicamente 4, las que Miquel propone en el episodio número 40 del podcast: Las 4 claves que hacen que el trabajo en remoto funcione.

1. Profesionalidad. Lo primero es que encuentres a las personas adecuadas. Personas que sean buenos profesionales, buenos en su área, se coordinen bien, trabajen a gusto con el resto de miembros, cumplan los deadlines, tengan compromiso y compartan la visión y propósito del negocio.
2. Responsabilidades. Para evitar trabajo duplicado, pérdidas de tiempo y malentendidos es esencial que se establezcan de forma clara las responsabilidades de cada persona. Y que además se comuniquen por la vía oficial.
3. Límites de la libertad de trabajar desde casa. El teletrabajo aporta cierta flexibilidad a la hora de desempeñar las funciones de cada uno, pero hay que tener claro que los objetivos hay que cumplirlos, los plazos respetarlos y mantener una comunicación fluida para que el el trabajo no se vea interrumpido.
4. Estructura laboral. Con esta última clave quiero volver a hacer referencia a la importancia de asumir ciertas reglas laborales. Como por ejemplo, no trabajar en pijama o contar con los recursos necesarios para poder hacer reuniones online y tener buena conexión a internet.

Todo esto cada vez será más frecuente. Tanto si trabajas por cuenta propia, como si lo haces por cuenta ajena, el trabajo en remoto es una opción que ganará terreno muy pronto.

Por otra parte, la entrada de nuevos negocios a internet ha crecido bastante en los últimos años y se prevé que continúe haciéndolo.

Y tengas un negocio online o presencial será algo que incorporarás a corto plazo. Incluso si aún estás desarrollando tu proyecto, es probable que pronto tengas que recurrir a un equipo de teletrabajo.

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