Guía útil sobre Gestión de Proyectos: Definición, Fases, Métodos y Herramientas

En un negocio puede haber tareas recurrentes, pero también proyectos que tienen una fecha de inicio y de fin.

Un ejemplo de ellos podría ser los lanzamientos o promociones.

Ambos son estrategias de ventas que están activos por un tiempo determinado. 

En estos casos aplicar métodos de gestión de proyectos es súmamente útil. 

Gracias a ellos podemos conseguir mejores resultados, saber qué está ocurriendo en cada momento, detectar errores, corregirlos a tiempo y mantener coordinado al equipo.

Las técnicas de gestión de proyectos evitan el caos, el desorden de recursos y la desorganización de personas.

Así que, tengas un negocio pequeño, mediano o grande, cuentes con equipo o no, estés empezando o ya lleves un tiempo con tu negocio, necesitas conocer de cerca todos los conceptos que hay alrededor de la gestión de un proyecto.

En este post definiremos en qué consiste la gestión integral de proyectos, cuáles son las fases de las que se compone y qué métodos y herramientas podemos aplicar para que todo marche de forma correcta.

Qué es la gestión de proyectos y para qué sirve

Lo primero que debes saber para convertirte en un buen gestor de proyectos en tu negocio es en qué consiste esta materia.

¡Vamos a ello!

La gestión de proyectos es la disciplina que recoge todos los procesos necesarios para lograr unos determinados objetivos.

Es decir, imagina que tienes un objetivo de facturar 100.000€ en tu lanzamiento.

Para lograrlo deberás diseñar el proyecto y cada una de sus fases con el fin de alcanzar dicho objetivo.

Sobre las fases hablaremos después.

Ahora es necesario que entiendas que sin una buena dirección de proyectos, te sería muy complicado llegar a cualquier meta que te propongas.

Siguiendo con el ejemplo anterior, este es el motivo principal por el que cuando hablamos de los lanzamientos en el post “Todo lo que debes saber sobre lanzamientos digitales de infoproductos”, comentamos que uno de los profesionales clave que deben participar son los Project Manager.

Y aunque ya puedes tener una idea de la utilidad que tiene la gestión de proyectos en tu negocio, podríamos concluir que:

  • Te ayuda a alcanzar los objetivos que te has marcado.
  • Sirve para asegurarnos de que todo marcha según lo previsto y, en caso contrario, aportar soluciones rápidas.
  • Y genera gran valor en los resultados de las acciones implementadas.

¿Qué es un Project Manager?

Un Project Manager es aquel profesional que se encarga de gestionar una empresa digital, así como sus proyectos.

Es una de las profesiones más demandadas hoy en día. 

Y no es de extrañar. Con el auge de la digitalización de empresas y el crecimiento de los negocios online, es más necesario que nunca contar con personas que sepan guiar el rumbo de dichos proyectos para que den los resultados esperados.

Si te interesa, puedes formarte en la Escuela Project Manager Digital.

¿Qué beneficios reporta a un negocio?

De forma más específica, los beneficios que se pueden extraer de las técnicas para la gestión de proyectos bien implementadas en un negocio son:

  • Mejora el flujo de trabajo. Ya sea que tengas equipo o no, tendrás una idea clara de cuál es el flujo de trabajo a seguir para llegar hasta el destino establecido.
  • Potencia el trabajo en equipo. Todos las personas que participan en un proyecto son conocedoras de qué se está haciendo en ese momento y de qué forma influye su desempeño en el cómputo global.
  • Facilita la comunicación entre todas las partes implicadas. Esto es posible gracias a las herramientas o softwares que nos ayudan a implementar metodologías de proyectos y que veremos después.
  • Posibilita el acceso a los datos e información relevante. De igual manera, las herramientas de gestión de proyectos promueven que la información esté disponible para todas las personas.
  • Prevé complicaciones. Apenas que los datos recogidos presenten variaciones respecto a lo deseado, puede preverse alguna complicación. Esto nos permite tomar decisiones a tiempo para evitar pérdidas.
  • Asegura el seguimiento y control del proyecto. Conocer todo lo que está pasando a tiempo real también ayuda a prevenir complicaciones, tal y como comentábamos en el punto anterior.
  • Ofrece informes de resultados. Los cuales pueden usarse para implementar mejoras de cara a nuevos proyectos.
  • Fomenta el buen uso de los recursos. Evitando despilfarros y obteniendo el máximo rendimiento de cada inversión que se realice.

Para poder disfrutar de estos beneficios es muy importante que sepas diferenciar los conceptos que Miquel explica en este vídeo: Estrategias vs tácticas – ¿Donde debes poner el FOCO? 

¿En qué fases se divide la gestión de proyectos?

Ya te adelantamos al inicio que la gestión integral de proyectos se divide en diferentes fases.

Cada una de ellas es clave para obtener los resultados que estamos buscando.

Y cualquier inconveniente en alguna, impacta en las demás de forma significativa.

Estas fases forman una secuencia de acciones coordinadas que debes estudiar y analizar tanto al inicio como al final de un proyecto para que todo salga bien.

1) Estudio de viabilidad

En esta etapa tendrás que analizar si la idea que tienes es viable o no.

Por ejemplo, realizar un lanzamiento y facturar 100.000€ ¿es viable? Para poder responder a esta pregunta, deberás hacerte estas otras:

  • ¿Cuántos productos tienes que vender para facturar 100.000€?
  • ¿Hay tanta demanda como tú necesitas?
  • ¿Tu competencia está realizando acciones similares?
  • En las fechas que te has marcado, ¿se prevé algún evento que pueda empañar tu lanzamiento?
  • ¿Puedes asumir la inversión que debes realizar para alcanzar tus objetivos?

En definitiva, deberás analizar riesgos, beneficios, costes y agentes externos que puedan influir en tu proyecto.

2) Planificación de los pasos a seguir

Seguidamente, es necesario definir las tareas correspondientes a la planificación y control de proyectos. Así como cada una de las tareas que se van a tener que llevar a cabo.

Estas deben estar muy claras para evitar confusiones. Así que te recomendamos que detalles cada procedimiento de forma muy precisa.

Para cada una de ellas deberás establecer qué recursos va a haber disponibles, qué alcance tienen, qué esfuerzo suponen, cuáles son los plazos estimados y cualquier otra información que consideres relevante.

La gestión del tiempo del proyecto es un factor clave para el desarrollo del mismo. Así que define con exactitud las fechas que hay que cumplir para poder determinar las entregas.

Por otro lado, respecto a la planificación de proyectos, existen varios modelos a seguir.

Uno de ellos es el Modelo EOS. El cual se basa en fortalecer los 6 elementos clave de un negocio para que todo el equipo reme en la misma dirección. Estos elementos son:

  • Visión. Es el componente que nos ayuda a mantener alineado al equipo. Define hacia dónde vamos y el camino para llegar
  • Personas. Son las piezas clave para llegar a ese destino marcado. Un negocio debe enfocarse en contar con aquellos profesionales que le ayuden a destacar.
  • Datos. Mide para mejorar. Este aspecto es fundamental para avanzar y crecer. Así como para corregir cualquier desviación.
  • Asuntos. Este elemento hace referencia a la necesidad de saber resolver problemas y aprovechar oportunidades.
  • Procesos. Para que todo proyecto marche bien, resulta imprescindible documentar cada uno de los procesos que intervienen.
  • Tracción. Y por último este componente es el responsable de que haya foco, disciplina y todo el equipo esté cumpliendo con sus responsabilidades.

Fuente

3) Puesta en marcha

Es momento de asignar tareas y comenzar a bailar al ritmo de la melodía de tu proyecto.

Esta melodía es crucial para el buen desarrollo del mismo y todo el equipo que participe debe conocerla para no desafinar.

Esto es lo que Miquel siempre nos dice cuando vamos a llevar a cabo un lanzamiento.

Y es que es de suma importancia para no invertir esfuerzos o recursos en vano y para que no haya fallos o se den los menos posibles.

Durante esta fase se ejecutarán cada una de las tareas y se revisará cualquier petición de cambio que haya.

4) Seguimiento y control del proyecto

¿Se está cumpliendo la planificación prevista? Esta es la pregunta que deberás hacerte durante esta fase.

Además de revisar que todo marche de forma correcta, es preciso ir analizando resultados y generar informes de seguimiento.

Así, si surge algún inconveniente puede proponerse algún plan de acción que lo resuelva de forma ágil.

¿Se están cumpliendo los tiempos? ¿Se está sacando el máximo rendimiento de los recursos?

Estas son otras preguntas que deberás responder en esta etapa de la gestión de proyectos.

5) Resultados y cierre

Llegamos al final. Y para poder cerrar el proyecto, tendremos que comprobar que todo está como debería.

Para ello revisaremos la checklist de control que nos dirá si hemos cumplido con todo lo que estaba previsto.

Por otro lado, deberemos analizar resultados y compararlos con las estimaciones, realizar una copia de seguridad del proyecto y hacer balance y puesta en común de aprendizajes.

Las conclusiones que obtengamos nos servirán para mejorar futuras acciones.

Métodos de gestión de proyectos

¿Y cómo se pone en marcha todo esto? Existen diferentes metodologías de gestión de proyectos que puedes implementar.

A continuación te describiremos los más conocidos y aquellos que creemos que pueden ser más útiles para ti.

1) Waterfall

Se la conoce también como modelo de desarrollo en cascada. Y es que precisamente funciona de forma similar a este fenómeno de la naturaleza.

Los proyectos que siguen este método se desarrollan de forma secuencial. Es decir, una tarea no comenzará hasta que no se haya dado por concluida la anterior.

Normalmente arranca con la definición de requisitos, a esta le sigue una fase de diseño, desarrollo, pruebas y finalmente lanzamiento.

2) Kanban

Esta metodología es especialmente conocida entre los amantes de la gestión de proyectos con Trello y herramientas similares.

Se basa en la creación de tablero en el que se dibuja el flujo de trabajo a seguir.

Este consta de tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. 

En cada una de ellas estarán definidas las tareas del proyecto. Y de un vistazo sabremos cuál es el estado de cada una de ellas.

Es una de las técnicas de gestión de proyectos más sencillas que existen y tiene una curva de aprendizaje fácilmente asumible. 

3) Lean

Se basa en la mejora continua y en eliminar todo aquello que no aporte valor para la consecución de objetivos.

Busca potenciar la productividad de los equipos y la máxima efectividad. 

Es decir, su foco principal es optimizar las fases del proyecto, dejando atrás todo lo que nos frena, para llegar a los resultados más rápido.

E incluso con la menor inversión posible de recursos. Con lo que la rentabilidad de esta metodología es bastante alta.

Por este motivo, la mejora continua es la mayor protagonista aquí.

4) Agile

La particularidad de esta metodología es que para obtener el máximo rendimiento de un proyecto sus tareas se fragmentan en pequeñas subtareas con plazos muy específicos.

El objetivo aquí es obtener resultados de excelente calidad. Y cumplir con las prioridades pactadas.

Este método favorece la productividad del equipo y el compromiso de cada uno de sus miembros.

Es una metodología flexible y especialmente diseñada para proyectos que están sujetos a cambios o variaciones (proyectos ágiles), ya que permite adaptarse a ellos de forma muy rápida.

5) Scrum

Es aplicable en proyectos ágiles y se aplica en aquellos que requieren de la colaboración de varias personas.

Se utiliza en casos en los que el desarrollo del producto se lleva a cabo de forma incremental.

Se da prioridad siempre a los aspectos que más valor tienen para el cliente. Y se ejecuta con un excelente gestión del tiempo del proyecto. 

¿Cómo elegir la mejor?

De todas las metodologías de gestión de proyectos que existen, no hay una que sea perfecta para todos.

A la hora de elegir una tendrás que valorar tus objetivos, la naturaleza de tu negocio, las personas de tu equipo, los plazos que tienes… Y en base a ello tomar una decisión.

No obstante aquí tienes una serie de recomendaciones que pueden servirte para elegir tu método de gestión de proyectos.

  • Formación

Existen programas enfocados en ayudar a profesionales y dueños de negocio a aprender cada uno de los pasos que deben dar para gestionar y dirigir sus propios proyectos. 

Esta es una de las habilidades que deberás desarrollar para que tu negocio crezca. 

Así que si todavía no cuentas con ella, potenciala cuanto antes.

  • Bibliografía

También puedes encontrar grandes libros sobre este tema de los que aprender. Por ejemplo:

    • Gestión ágil de proyectos: guía de inicio rápida para principiantes y cómo implementar Agile paso a paso. Harry Altman.
    • PMBOK® Guide – Sixth Edition. La guía para los fundamentos en dirección de proyectos (Guía del PMbok) Sexta Edición. Project Management Institute.
    • Making Things Happen: Mastering Project Management (Theory in Practice) Revised Edition. Scott Berkun.
  • Experiencia

Una vez hayas adquirido los conocimientos que necesitas para poner en marcha una gestión de proyectos eficaz, la experiencia será la que tenga la última palabra.

Quédate con aquella metodología que te facilite la vida y que mejor resultados te ofrezca.

Herramientas para aplicar metodologías de gestión de proyectos

Como podrás imaginar, existen softwares que te van a ayudar a automatizar todo el proceso de gestión de proyectos.

De hecho, la oferta en este sentido es muy amplia.

Nosotros hemos querido hacer una pequeña selección de aquellas herramientas que hemos probado y que mejor nos han funcionado. 

Las dos últimas de este listado son las que estamos usando actualmente.

Y las que nos ayuda a que todo el equipo sepa en qué están trabajando los demás, así como a mantenernos informados y conectados todo el tiempo.

Asana

Asana y proyectos. Seguro que son dos palabras que has escuchado de forma conjunta varias veces.

Esta es una de las herramientas que se han convertido en imprescindibles para muchos negocios hoy en día.

Cuenta con una interfaz muy sencilla y su principal fin es establecer y organizar los flujos de trabajo de un proyecto, aunar a todo el equipo en el mismo y colaborar para lograr la meta u objetivos planteados.

Su principal ventaja es que permite tener organizadas todas las tareas a realizar en un mismo lugar.

Además se puede sincronizar con otras herramientas y potenciar así sus funcionalidades.

Trello

Trello es la herramienta por excelencia que se ha venido usando desde hace tiempo en gestión de proyectos.

Y es que es realmente fácil de usar.

Consta de un tablero en el que puedes crear tantas columnas como quieras. Por ejemplo, una por proyecto, según la fase del mismo, el estado de las tareas… Depende de tus objetivos.

En cada columna deberás incluir las tareas correspondientes y para cada una de ellas podrás definir: personas implicadas, plazos a cumplir, etiquetas, checklist de subtareas, archivos adjuntos…

La gestión de proyectos con Trello además, hace que no te pierdas nada. Tiene un sistema de notificaciones que te avisa cuando estás a punto de cumplir un plazo importante.

Wrike

Se puede utilizar para gestionar proyectos de cualquier magnitud y su punto fuerte es la comunicación entre los miembros del equipo.

Entre sus características destaca la fácil gestión de tareas, las integraciones con otras herramientas como Google Drive, Onedrive, Salesforce o Microsoft Teams, las medidas de seguridad a la hora de autenticarse en la herramienta y su facilidad de uso en dispositivos móviles.

Uno de los inconvenientes que encontramos es que tiene un diseño poco intuitivo. Y esto puede dificultar su uso de forma inicial. 

Jira Software

Es una herramienta especialmente diseñada para trabajar con las metodología Agile, Kanban y Scrum, entre otras.

Se adapta a cualquier tipo de industria y necesidades del proyecto.

Al comienzo, igual que en el caso anterior, puede resultar poco o nada intuitiva. 

Tiene una curva de aprendizaje algo más pronunciada que Trello, por ejemplo.

Sin embargo existe una gran comunidad detrás de esta aplicación. Lo cual es una gran ventaja a la hora de resolver problemas o incidencias.

Monday

Monday va más allá de los to do y pone el foco en los procesos. 

Cuenta con un dashboard que te permite obtener una visión general del proyecto en un solo vistazo, es capaz de estimar y valorar la carga de trabajo de cada persona y el presupuesto del proyecto, es integrable con otras herramientas y permite automatizar algunas de las acciones recurrentes.

Forecast

El potencial de esta herramienta está en la capacidad de hacer predicciones sobre el progreso de un proyecto.

Esto es algo muy valioso. Poder saber de antemano las posibles situaciones con las que nos podemos encontrar, nos ayuda a tomar acción rápida y evitar algún que otro fallo que pudiera afectar a los resultados del proyecto.

Zoho Sprints

Si vas a aplicar la metodología Scrum, esta opción es perfecta para gestionar tus proyectos.

Con ella obtener feedback de cada fase del proyecto será muy fácil. Lo cual permite sortear obstáculos y encontrar soluciones a los problemas que puedan surgir. 

Ofrece funcionalidades muy similares a las herramientas anteriores, tales como priorizar tareas, vista general del proyecto, seguimiento y control del mismo…

Notion

Esta es una de las herramientas que usamos en la Escuela por su gran versatilidad y facilidad de uso.

Sirve tanto para documentar procesos y almacenar información, como para gestionar proyectos.

Desde ella puedes controlar flujo de trabajo, organizar al equipo, los archivos que intervienen, referencias, implementaciones…

Basecamp

Esta es otra de las herramientas que tenemos en La Escuela y la verdad es que cuando comenzamos a usarla nuestra productividad aumentó considerablemente. Y la eficacia de los procesos también.

Basecamp es una aplicación para gestionar proyectos de forma simple y eficaz.

Incluso para gestionar varios a la vez.

En su dashboard tienes acceso directo a todos los proyectos que están en marcha.

Solo con hacer clic en cada uno de ellos puedes saber el estado de cada una de las tareas que forman parte de él. Así como los comentarios que han realizado los miembros del equipo al respecto.

Te permite adjuntar archivos, asignar tareas, establecer plazos de entrega, agendar reuniones…

Es muy útil tanto para la gestión de proyectos online o equipos en remoto, como para cualquier otro tipo de proyectos.

Gestión de riesgos en proyectos: Qué hacer cuando algo no funciona

Es prácticamente improbable que en un proyecto todo ocurra según lo planeado.

Siempre hay riesgos e imprevistos que hay que saber gestionar.

La gestión de riesgos en proyectos debería ser uno de los temas a tratar en las primeras fases del mismo.

Es necesario saber a qué te expones y qué es lo que puede provocar que no consigas los resultados que esperas.

Básicamente la gestión de riesgos de un proyecto se basa en:

  • Identificar los riesgos que amenazan su viabilidad
  • Medir la gravedad de cada uno de ellos
  • Establecer un plan de mitigación para reducir el impacto de los mismos o la probabilidad de que ocurran
  • Crear un plan de contingencia que contemple acciones a poner en marcha tan pronto como se detecte cualquier fallo

Aquí te dejamos un vídeo en el que Miquel responde a la pregunta, qué hacer cuando un proyecto fracasa: Cómo Tener Éxito con TU Proyecto | con Lorena Bianchi, Alumna de LANZA

Sea como sea, tu negocio no puede ir a la deriva. Debes aprender a gestionar tus proyectos y encaminarlos hacia resultados beneficiosos.

Aquí te hemos descrito las principales características o puntos a tener en cuenta para que lo consigas.

¿Se te ocurre algo más? Si es así, déjalo en la sección de comentarios para sumar valor.

¡Te leemos!

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