5 pasos para aprender a delegar sin miedo y crear un equipo épico que te permita multiplicar tus ingresos

Aprender a delegar y crear equipo. Quédate con esta idea, porque va a tener un peso enorme dentro de tu negocio para poder crecer. 

La mayoría de personas que se lanzan a emprender, prácticamente todas, lo hacen con una ilusión inmensa. 

Buscan cambiar su estilo de vida por uno más libre: poder trabajar los días que deseen, en los horarios que prefieran, disfrutar de sus vacaciones en las fechas que ellos mismos decidan…

Y todo con una idea común: trabajar menos horas que en un empleo tradicional y poder ganar más para tener libertad financiera.

Lo que ocurre es que si no se delega, difícilmente va a ser posible conseguir todo esto.

Porque a día de hoy solo tenemos dos brazos y una cabeza. Y nuestra productividad está limitada a ello.

La única forma que existe de multiplicarla es creando equipo.

De lo contrario, el negocio no crecerá y ese sueño de tener un estilo de vida más libre se difuminará con el tiempo.

Sabemos que no es fácil dejar en manos de otras personas tareas de tu negocio y que hay muchos miedos alrededor de esta idea, pero hay que superarlos, ¿no?

Y el primer paso que te proponemos hoy es aprender a delegar. 

Normalmente Miquel lo explica en 5 fases. Y, tomando esa información como base, hemos escrito este post para darte más detalles y que puedas incorporar esta habilidad poco a poco en tu negocio.

¿Los vemos?

Razones para aprender a delegar

«Quien mucho abarca poco aprieta». ¿Habías escuchado este refrán alguna vez?

Lo que viene a decir es que quien intenta hacerlo todo él solo o pretende completar muchas tareas a la vez, al final no hace bien ninguna de ellas, o se queda a mitad de camino de sus resultados.

Esta es la principal razón por la que deberías aprender a delegar.

Pero, además de esta y de lo que ya te he comentado al inicio, existen otras razones de bastante peso por los que deberías empezar a delegar tareas en tu negocio lo antes posible. Vamos a verlas:

Adquirir habilidad de delegar va a favorecer tanto tu vida personal, como profesional. Los resultados se van a ver reflejados en ambos aspectos.

  • Razón #1: Poner foco en tu zona de genialidad.

Si te deshaces de esas tareas repetitivas que te roban tiempo y además no aportan valor para el crecimiento de tu negocio, podrás centrarte en aquellas que ocupan tu zona de genialidad.

Es decir, en esas tareas que haces mejor que nadie, que llevan tu sello personal y que son el motor de tu negocio. Son aquellas que realmente lo hacen crecer y que requieren de ti.

Por ejemplo, si das clases de yoga, tus alumnos quieren tenerte a ti como monitor o monitora. Es por eso por lo que pagan. 

Esta tarea no la podrías delegar, pero sí podrías hacerlo con otras como revisar facturas, mantenimiento web o responder emails.

  • Razón #2: Ganar en talento.

Cuando sabes cómo delegar tareas y consigues hacerlo, empiezas a rodearte de profesionales con mucho talento. 

Ese talento estará a disposición de tu negocio y cada uno, desde su área, podrá detectar puntos de mejora y optimizar procesos o formas de trabajo para obtener mejores resultados.

  • Razón #3: Mejorar tu productividad.

Cuando se trabaja con foco, el rendimiento aumenta. Por eso, eliminar tareas que pueden distraernos del corazón del negocio, hace que nuestra energía se vea afectada.

Y si esas tareas además nos resultan pesadas, las consecuencias son peores.

Por otro lado, al delegar tareas, lo ideal es comunicar de forma clara al equipo qué tiene que hacer y cómo. Así la productividad del negocio se verá reforzada.

  • Razón #4: Reducir tu estrés.

Sentir que no llegas a todo es uno de los mayores problemas de quienes trabajan en solitario.

Esto limita en gran medida el tiempo familiar y de descanso y aumenta la situación de estrés.

A la larga puede resultar insoportable, por eso antes de llegar a este punto, si te sientes que no te da el día para desempeñar todas las funciones que tienes, busca ayuda.

De lo contrario, esa libertad de la que hablábamos al principio no llegará nunca. Cada vez tendrás más trabajo y más estrés. Y aún así tu negocio no crecerá.

  • Razón #5: Mantener la motivación e ilusión del principio.

La pérdida de foco, la falta de productividad, el aumento de estrés… si no tomas medidas, todo ello hará que poco a poco pierdas la ilusión y motivación con la que empezaste tu negocio.

Y sin estos dos ingredientes es muy difícil seguir. 

No permitas que te ocurra esto, piensa en la razón que te llevó a dar el paso de emprender y empieza a delegar tareas.

  • Razón #6: Facilitar el crecimiento de tu negocio.

La última consecuencia de los puntos anteriores es esta: tu negocio no podrá crecer si no creas un equipo en el que confíes.

Si no puedes ocuparte de todo, ¿cómo crees que puedes mejorar productos, servicios, llegar a más personas…?

Tu equipo será la vitamina que necesita para fortalecerse y crecer tal y como deseas.

Por qué hay tanto miedo a delegar tareas

La principal culpable de este miedo es la famosa zona de confort. Se está tan a gusto ahí y nos sentimos tan protegidos dentro que cuando decidimos salir aparecen los miedos por todos lados.

  • Cómo voy a delegar si nadie conoce cómo funciona mi negocio.
  • Esto solo sé hacerlo yo.
  • No me fío de dejar esta tarea en manos de nadie.
  • No tengo dinero para pagar a una persona.
  • Esto no tardo nada en hacerlo, para qué lo voy a delegar.
  • ¿Y si contrato a alguien y es peor el remedio que la enfermedad?
  • Con todo lo que me ha costado llegar hasta aquí, ¿y si esa persona lo estropea?
  • Nadie conoce mi negocio tan bien como yo.
  • ¿Y si me retrasa o me hace perder el tiempo?
  • ¿Y si se equivoca?

Seguro que a la hora de delegar tareas vienen a tu cabeza frases como estas. Pero tengo que decirte que:

  • Hay muchos profesionales competentes y válidos que aprenden rápido y, si les enseñas bien, pueden hacer las tareas incluso mejor que tú.
  • Delegar no es perder el tiempo, sino todo lo contrario. De hecho el no hacerlo sí que te puede llegar a retrasar en el lanzamiento de algún nuevo producto o servicio, o en alcanzar varios de tus objetivos.
  • La falta de confianza en los demás puede llevarte a que sean ellos los que no se fíen de ti ni quieran trabajar contigo.
  • Para crecer es necesario invertir. Y las personas son el recurso más valioso de cualquier negocio.
  • 4 ojos ven más que 2. Y delegar tareas, además de servirte para romper las barreras de crecimiento, puede ayudarte a mejorar diferentes áreas de tu negocio.

Entonces, ¿te atreves a lidiar con el miedo de crear equipo?

Qué tareas delegar

Ahora que tienes una idea más clara de la importancia de delegar tareas, pasemos a ver cuáles de ellas encabezan la lista.

Pero antes te invito a hacer un ejercicio.

Toma papel y lápiz y enumera todas las actividades que llevas a cabo día a día en tu negocio.

De todas ellas señala en color rojo cuáles son claves y solo puedes desempeñar tú.

Y en verde cuáles podría hacer otra persona, siempre y cuando tú le expliques el procedimiento a seguir.

¿Lo tienes? Aquí van algunas ideas:

  • Administración y contabilidad

Emitir y enviar facturas, por ejemplo, es una de las tareas que más suelen evitar los emprendedores. Tener una persona a la que delegar esta tarea puede ser útil para no olvidarnos de ninguna de ellas.

Esta persona, además, puede ayudarte a llevar un registro de todos los ingresos y gastos de tu negocio. Así como a estar en contacto con tu asesor para hacerle llegar todos los datos que necesita para cualquier trámite fiscal.

  • Atención al cliente

Responder emails es otra de las tareas que puedes aprender a delegar.

Quizá siempre recibas preguntas o peticiones del mismo tipo. Con lo que puedes crear respuestas estándar para cada una de ellas y dar las indicaciones necesarias a otra persona para que se encargue de responderlas.

Siempre que esté todo correctamente documentado, delegar el email o la atención a tus chat de soporte, pueden aliviarte una carga de trabajo importante.

  • Gestión de redes sociales

Tanto la publicación, como la respuesta a comentarios, mensajes y otras tareas relacionadas con las redes sociales, puedes delegarlas en un social media.

Llevar al día todo o que ocurre en estas plataformas puede ocupar gran parte de tu tiempo, incluso convertirse en un coste de oportunidad elevado.

¿Qué quiero decir con esto?

Que mientras estás posteando o consultando tus redes sociales con el fin de mejorar tu presencia en ellas, estás dejando de realizar otras tareas que quizá son más relevantes para el crecimiento de tu negocio.

No digo que estar en redes sociales no lo sea, pero sí que es una tarea que puede realizar otra persona con la misma eficacia que tú.

Y probablemente otras responsabilidades dependan exclusivamente de ti.

  • Creación y publicación de contenidos

Cuando hablamos de contenidos, nos referimos a aquellos que publicamos en canales de YouTube, podcast, blog, incluso en redes sociales.

Todos estos canales necesitan de contenido para ser útiles y reportar un beneficio a la marca.

Estos contenidos deben ser de calidad en cuanto a contenido y formato. Con lo cual su creación lleva asociada una gran inversión de tiempo.

¿No crees que podrías delegar esta tarea a otra persona experta?

Lo único de lo que deberías ocuparte es de revisar los temas que se van a tratar en cada canal y el contenido final que se va a publicar.

Pero de la edición de vídeo, de podcast, la redacción de blogs, la creación de imágenes, SEO… podría ocuparse otro profesional.

  • Mantenimiento web

Si no se te da especialmente bien los aspectos técnicos, lo mejor es que ante cualquier problema de este tipo directamente delegues la tarea.

Lo que tú puedes tardar el resolver un día entero, otra persona experta puede hacerlo en 30 minutos. ¿Compensa? Yo creo que sí.

En una web siempre habrá aspectos a trabajar y sobre lo que hacer mantenimiento. Es por ello que lo ideal sería delegar este tipo de tareas.

Aprender a delegar lleva asociado un aumento de ingresos prácticamente directo. Pero en temas como estos es más evidente.

Un embudo de ventas bien diseñado es el sistema de ventas que un negocio necesita para convertir leads en clientes.

Y contar con el asesoramiento de un experto, puede salvarte de varios meses de ensayo y error. Además, si también delegas la automatización, no tendrás que lidiar con configuraciones ni aspectos técnicos.

  • Publicidad

Y por último, si quieres rentabilizar cada euro o dólar que inviertas en publicidad, lo ideal es que delegues esta tarea en un experto.

Vas a ahorrar tiempo y dinero. Y esto hará que puedas centrarte en temas ligados a tu zona de genialidad. Y ambas actividades pueden resultar más rentables.

¿Qué tareas no debes delegar en ningún momento?

Al igual que hemos hablado de que necesitas aprender a delegar para que tu negocio crezca, he de decirte que hay determinadas tareas que es mejor que sigan siendo responsabilidad tuya. Por ejemplo:

  • Definición de la estrategia a seguir

Tú eres el capitán o capitana del barco. Y aunque recibas asesoramiento de alguien externo, deberás tener la última palabra en temas estratégicos.

Deberás responsabilizarte de marcar unos objetivos y supervisar las acciones a realizar para llegar a ellos.

  • Tareas ligadas a tu zona de genialidad

Estas normalmente están relacionadas con el producto o servicio principal que ofreces.

Así, por ejemplo, si eres Project Manager, tu zona de genialidad estará en organizar los proyectos de tus clientes personalmente para aumentar su satisfacción.

O en crear nuevos métodos de gestión que te diferencien en el mercado.

Este tipo de tareas están muy ligadas a mejorar productos o servicios, crear nuevos y atender al cliente.

  • Conocer cada día mejor a tu público objetivo

De este modo podrás ajustar tus productos y servicios a sus necesidades y deseos.

Así como tus contenidos, mensajes, actividades…

Conocer a tu público es una de las tareas de las que deberías ocuparte de forma recurrente.

Utiliza esta herramienta: mapa de empatía.

  • Análisis de resultados

Otra tarea que no te recomendamos delegar es el análisis de resultados.

Para ello, de todas las actividades que se realicen en tu negocio, aunque las hayas delegado, debes recoger métricas.

De este modo sabrás si vas en la dirección correcta o hay que cambiar el rumbo.

Técnicas para delegar tareas

Aún sabiendo todo esto, hay muchos emprendedores a los que le resulta muy complicado delegar tareas.

Crearon su negocio completamente solos y los miedos de los que hablábamos antes están más que presentes.

Si eres uno de ellos, veamos algunas técnicas que te pueden ayudar:

  • Define todas las tareas que no te gusta realizar

Aunque no te guste emitir facturas, por ejemplo, es una de las tareas obligatorias que debes realizar cada vez que te embarcas en un proyecto o llega un nuevo cliente.

Por lo tanto, todas aquellas tareas que sean necesarias para tu negocio y no te guste realizar, son susceptibles de delegar.

Anótalas y pasemos a ver la siguiente técnica.

  • Enumera aquellas que más tiempo te ocupan

También puede haber tareas que sí te guste realizar, pero que te ocupen demasiado tiempo. En ese caso, si puede realizarlas otra persona, lo más conveniente es delegarlas.

Tienes que ocupar tu tiempo en todo aquello que resulte más rentable para tu negocio.

Quizá eres más rentable diseñando un nuevo producto que respondiendo mensajes en Instagram.

  • Sé muy claro y específico con los requerimientos de cada tarea

En caso contrario, delegar se volverá un obstáculo más que un beneficio para ti y tu negocio.

Piensa que cuando delegas tareas en otra persona es para ahorrar tiempo, dinero y mejorar tu productividad.

Si vas a emplear más tiempo en revisar todo lo que ella haga que en hacerlo tú mismo, no te va a compensar.

Para que sí te resulte rentable, es necesario que confíes y que seas muy claro y específico con la otra persona en lo que necesitas y en tus expectativas.

  • Establece metas para cada una de esas tareas

Y por último, marca metas para que quienes trabajen contigo lo hagan con una motivación y objetivos claros.

Cómo delegar tareas sin sentirse al borde del abismo

Llegó el momento de entrar más en detalle.

Ser hombre o mujer orquesta es totalmente incompatible con tener un negocio y querer que crezca. Es como si quisiéramos que un árbol creciera sin agua.

Delegar tareas es ese agua que tu negocio necesita.

Y al igual que en botánica debes saber cuánta agua necesita cada planta y la frecuencia en la que regarla, en tu negocio vas a necesitar saber cuándo y cómo empezar a delegar.

¿Vamos con el proceso?

1) Delega desde el primer día

Si quieres saber cómo aprender a delegar, lo primero que vas a tener que hacer es delegar.

Aunque parezca redundante, es así. Si tienes un negocio online, o estás creándolo, delega algo ya. Por mínimo que sea.

Por ejemplo, si necesitas crear tu logo o estás atascado con algún cambio técnico de la web que no consigues terminar de entender, puedes ir a plataformas como Fiverr y buscar profesionales que te ayuden.

Esos profesionales puede ser que vivan en la otra punta del mundo, pero eso no es relevante. Lo que importa es que vayas adquiriendo la mentalidad de delegar desde el principio.

2) Documenta todo lo que haces

Al principio, aunque delegues tareas pequeñas, estarás solo o sola y serás tú quien se ocupe de todo el negocio.

Así que cada vez que hagas una tarea, te recomiendo que vayas redactando en un documento los pasos que sigues.

Conforme vayas ejecutándola, puedes mejorar el procedimiento y anotarlo en dicho documento.

De esa forma, cuando des por buena la documentación que has creado, puedes buscar a un profesional para que se encargue de ella. Y te asegurarás de que la completará tal y como tú lo harías.

Poco a poco estarás descargando responsabilidades en otros.

3) Trabaja con un asistente virtual

Cuando ya tengas varias tareas para delegar, puedes incorporar a la primera persona de tu equipo.

Esa persona puede ser un asistente virtual que te ayude, por ejemplo, 2 horas a la semana.

Se puede encargar de responder emails, enviar facturas, dar soporte al cliente…

Con el tiempo esas horas irán aumentando, hasta que finalmente pase a formar parte a tiempo completo de tu equipo.

4) Busca una persona que sea hábil en varios campos

Hasta que te sea posible y rentable incorporar a personas especializadas en los diferentes campos que un negocio digital requiere, como expertos en funnels, publicidad, vídeo… busca a personas que sean hábiles en varios de ellos.

No serán geniales en todas, pero pueden ocuparse de un amplio abanico de tareas, aliviarte carga de trabajo a ti y garantizar resultados.

5) Continúa evolucionando hasta llegar donde deseas

Y el último paso para aprender a delegar es saber hasta dónde quieres crecer con tu negocio para seguir incorporando personas a tu equipo que te ayuden a conseguirlo.

Piensa en qué estilo de vida quieres llevar, tus ambiciones, objetivos… y plantéate una estrategia para lograrlos rodeándote de los profesionales que necesitas.

No siempre hay que crecer ilimitadamente, sino hasta donde tú seas más feliz.

Plataformas en las que encontrar profesionales para delegar responsabilidades

Si ya por fin te has decidido y estás dispuesto a aprender a delegar y tener confianza en los demás, en las plataformas que te vamos a mencionar a continuación, puedes encontrar a profesionales especializados en las diferentes áreas que necesita tu negocio.

Si tienes claro qué tareas delegar, puedes entrar a Fiverr y utilizar el buscador para encontrar a la persona más idónea y compatible contigo.

Fiverr es una plataforma que pone en contacto a personas como tú, que son dueños de un negocio y necesitan delegar tareas, con profesionales de diferentes sectores que ofrecen sus servicios.

Por ejemplo, puedes encontrar profesionales expertos en diseño, marketing digital, redacción, vídeo, programación, negocio…

Esta aplicación está más enfocada en profesionales creativos. Por ejemplo, encontrarás perfiles ligados al diseño, escritura o copy, redes sociales, vídeo, animación…

Puede ser una excelente plataforma para delegar la creación de contenido.

Si le echas un vistazo, verás que también ofrecen formación sobre estos temas.

Esta podría ser la herramienta por excelencia para encontrar profesionales en los que delegar.

Es una red social de carácter profesional donde los usuarios exponen su experiencia y formación. Y, además, comparten contenido de valor con su red de contactos.

Lo más probable es que ya estés en ella.

Así que, si es el caso, te animo a que navegues un rato y descubras perfiles que te pudieran interesar.

Cómo aprender a delegar

Aprender a delegar es más bien cuestión de práctica. Y empezar a hacerlo desde el minuto 1, te ayudará a no tener miedo de hacerlo y a crecer más rápidamente que trabajando de forma individual.

Tener equipo es sinónimo de resultados, así que identifica qué tareas podrías empezar a delegar y con qué tipo de profesional te gustaría contar para avanzar y llegar lejos.

Comienza tu búsqueda, porque el mercado está lleno de personas dispuestas a sumar valor en tu negocio.

Y si quieres dar un paso más consigue nuestro test para analizar y consolidar las áreas de marketing y ventas de tu negocio y descubre qué puntos debes reforzar, quizás, delegando.

Lo puedes descargar gratis desde aquí: Test de negocio.

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